Dane osobowe

1. Polityka prywatności HUTEN Sp.zo.o dla kandydatów do pracy (klauzula informacyjna)

Drogi Kandydacie,

poniżej przedstawiamy szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych w związku z ubieganiem się o zatrudnienie w naszej firmie.

Na wstępie wyjaśniamy, że:

- „dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej („osoba, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować,

w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka określonych czynników fizycznych, fizjologicznych, genetycznych, psychicznych,

tożsamość ekonomiczną, kulturową lub społeczną osoby fizycznej;

- „przetwarzanie (danych osobowych)” oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, np. zbieranie,

nagrywanie, organizowanie, organizowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, używanie, ujawnianie poprzez wysyłanie, rozpowszechnianie lub udostępnianie w inny sposób, dostosowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;

- „RODO” to Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych

i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Kto jest administratorem Twoich danych osobowych?

Administratorem Twoich danych osobowych jest HUTEN Sp.zo.o z siedzibą przy ul. Dubois 36, 44-100 Gliwice, Polska („Spółka”). W sprawach związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych,

z administratorem możesz skontaktować się w następujący sposób:

- mailowo na adres e-mail:huten@hutengroup.com,

- wysyłając korespondencję tradycyjną na ww. adres Spółki.

Oświadczenie administratora

Firma przywiązuje dużą wagę do zapewnienia bezpieczeństwa informacji, a w szczególności danych osobowych. W tym zakresie Spółka ściśle przestrzega obowiązującego prawa

oraz wdrożyła odpowiednie środki organizacyjne i techniczne zapobiegające naruszeniom bezpieczeństwa danych osobowych.

Skąd pozyskujemy dane osobowe kandydatów do pracy?

Źródłem danych o kandydatach do pracy w Spółce mogą być:

1. informacje przesyłane bezpośrednio przez kandydatów do Spółki na adresy przeznaczone do przesyłania dokumentów aplikacyjnych;

2. informacje od osób polecających Cię jako kandydata do pracy (wymagamy polecania osób do tego za Twoją zgodą);

3. informacje przekazywane przez agencje zatrudnienia pośredniczące w komunikacji między pracodawcą a potencjalnymi pracownikami, w tym firmami świadczącymi:

Spółce z usługami poszukiwania kandydatów do pracy na określone stanowiska.

Jakie są cele i podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych?

Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez Spółkę w celu rekrutacji na stanowisko wskazane w ogłoszeniu o pracę – w następujących etapach:

1. nawiązanie kontaktu z kandydatem;

2. zbieranie informacji o kandydacie, w zakresie określonym w art. 22 ust. 1 § 1 Kodeksu pracy (tj. imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia, dane kontaktowe wskazane przez kandydata oraz

- w przypadku konieczności wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku: wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i dotychczasowy przebieg zatrudnienia);

3. analizę danych osobowych kandydata w celu porównania ich z przyjętym profilem pracownika na stanowisko, na które prowadzony jest rekrutacja;

4. praktyczna weryfikacja umiejętności i zdolności kandydata, w tym przeprowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej i/lub testów wiedzy i umiejętności, jeśli to konieczne;

5. negocjowanie warunków umowy o pracę.

Przetwarzanie Twoich danych osobowych podczas rekrutacji odbywa się na następujących podstawach określonych w RODO:

1. w oparciu o przesłankę, że przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze

- na podstawie przepisów prawa (tj. art. 22 ust. 1 § 1 Kodeksu pracy) i w zakresie w nich określonym w celach związanych z rekrutacją na stanowisko wskazane w ogłoszeniu o pracę

oraz o skierowanie na badania wstępne z zakresu medycyny pracy, w przypadku dwustronnej decyzji o zawarciu umowy o pracę (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. c RODO);

2. w oparciu o przesłankę niezbędności danych do zawarcia umowy, w szczególności konieczności podjęcia działań przed zawarciem umowy, na żądanie osoby, której dane dotyczą

(proces ten uruchamia odpowiedź kandydata na ogłoszenie o pracę), tj. zgodnie z art. 6,1 lit. b) RODO;

3. na podstawie wyrażonej przez kandydata zgody na przetwarzanie danych w zakresie szerszym niż określony w pkt 1 powyżej, tj. zgodnie z art. 6,1 lit. a) RODO. Przykładowa klauzula zgody:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez HUTEN Sp.zo.o moich danych osobowych zawartych w zgłoszeniu rekrutacyjnym w celu prowadzenia rekrutacji na stanowisko, na które aplikuję.

Zastrzegamy, że wysłanie zgłoszenia rekrutacyjnego traktujemy na równi z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych w ramach danego procesu rekrutacyjnego;

4. w ramach prawnie uzasadnionego interesu Spółki, w szczególności w związku z ewentualnym dochodzeniem lub obroną przed roszczeniami związanymi z procesem rekrutacji, w celu identyfikacji osoby aplikującej

o pracę w systemie eRecruiter (adres e-mail), badanie satysfakcji z procesu rekrutacji oraz w związku z realizacją i rozliczeniem współpracy z agencją doradztwa personalnego,

a także w przypadku konieczności ponownego naboru przez Spółkę, a także w celach związanych z przeciwdziałaniem nadużyciom i zapewnieniem bezpieczeństwa na terenie Spółki (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Podanie przez Panią/Pana danych osobowych wskazanych w przepisach prawa w celu realizacji procesu rekrutacyjnego jest niezbędne do wzięcia udziału w postępowaniu rekrutacyjnym.

Podanie innych danych osobowych jest jednak dobrowolne, a ich niepodanie nie pociąga za sobą żadnych negatywnych konsekwencji.

Przetwarzanie danych osobowych na podstawie zgody kandydata - dodatkowe informacje:

Informujemy, że jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej zgody, masz prawo wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie. Nie wpływa to jednak na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem zgody.

Zgoda jest również podstawą przetwarzania Twoich danych osobowych po zakończeniu rekrutacji na stanowisko, na które aplikowałeś – o ile wyraziłeś zgodę na przetwarzanie Twoich danych osobowych również w celu

celów przyszłych rekrutacji prowadzonych przez Spółkę. Dopóki nie wycofasz zgody na udział w przyszłych rekrutacjach, będziemy rozpatrywać Twoją kandydaturę na inne wolne stanowiska w organizacji

struktury Spółki. Przykładowa klauzula zgody:

"Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez HUTEN Sp.zo.o moich danych osobowych zawartych w zgłoszeniu rekrutacyjnym dla potrzeb przyszłych rekrutacji prowadzonych przez HUTEN Sp.zo.o"

Informujemy, że w procesach rekrutacyjnych nie przetwarzamy danych osobowych należących do określonych kategorii danych

o których mowa w art. 9 RODO lub dane z rejestrów karnych, o których mowa w art. 10 RODO. Jeśli jednak uznasz, że takie dane,

np. o Twojej niepełnosprawności, czy dane, które chcesz zawrzeć w swoim CV, Spółka będzie je przetwarzać wyłącznie na podstawie Twojej zgody, która musi spełniać kryteria określone w art. 7 RODO

(w szczególności zgoda musi być wyrażona dobrowolnie, świadomie i jednoznacznie).

Zgodę na przetwarzanie danych osobowych możesz wycofać informując o swojej decyzji w formie pisemnej (korespondencja wysyłana na adres siedziby Spółki)

lub wysyłając e-mail na adres: huten@hutengroup.com.

Jak długo będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe?

Spółka przechowuje Twoje dane osobowe do czasu zakończenia rekrutacji na stanowisko, na które aplikowałeś.

Jeżeli wyraziłeś zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych przez Spółkę dla potrzeb przyszłych rekrutacji, możemy przetwarzać te dane osobowe do czasu wycofania zgody lub do czasu wygaśnięcia celu przetwarzania

(np. niepowodzenie rekrutacji), ale nie dłużej niż przez okres 18 miesięcy od dnia wyrażenia zgody.

Przechowywanie Twoich danych dłużej niż standardowe okresy wskazane powyżej może mieć miejsce w następujących sytuacjach:

1. w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z procesem rekrutacji oraz przeciwdziałania nadużyciom – do czasu przedawnienia roszczeń, jeżeli w ocenie Spółki proces rekrutacji będzie,

uzasadnić przechowywanie danych przez taki okres;

2. w przypadku konieczności powtórzenia tego naboru przez Spółkę - do czasu zakończenia powtórnego naboru;

3. w celu zbadania satysfakcji z rekrutacji - przez okres 3 miesięcy, w celu realizacji i rozliczenia współpracy z agencją doradztwa personalnego - przez okres 12 miesięcy;

4. w przypadku udziału w rozmowie rekrutacyjnej na terenie zakładu (Spółki) Twoje dane pozyskane w celu wejścia na teren Spółki (tj. imię i nazwisko, numer telefonu, cel wizyty)

będą przechowywane do końca roku następującego po dacie wizyty, a obraz zostanie zachowany w systemie monitoringu wizyjnego – przez okres nie dłuższy niż 90 dni od daty rejestracji obrazu.

Spółka usunie dane osobowe niezwłocznie po osiągnięciu celu przetwarzania danych osobowych lub wygaśnięciu okresu przechowywania, chyba że zachowanie danych osobowych jest konieczne lub wynika z przepisów prawa.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie

Spółka nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, które miałoby skutki prawne wobec kandydatów do pracy lub w podobny sposób ich dotyczyłoby. Firma zawiadomi z wyprzedzeniem o legalności,

konieczność i oczekiwane rezultaty zautomatyzowanego podejmowania decyzji w przypadku, gdy Spółka planuje wdrożenie takiego systemu.

Komu możemy udostępnić Twoje dane osobowe?

Spółka udostępnia dane osobowe podmiotom trzecim zgodnie z poniższą tabelą:

Ponadto, w zależności od okoliczności, dane osób ubiegających się o pracę mogą być przekazywane innym podmiotom, np. świadczącym usługi na rzecz Spółki, takie jak dostawcy usług publikacji ogłoszeń o pracę, zarządzanie rekrutacją

dostawcy systemów, dostawcy usług IT, dostawcy usług prawnych. i doradztwa, a także w zakresie niezbędnym do wypełnienia obowiązków wynikających z przepisów prawa np. organów państwowych.

Informujemy również, że w przypadku prowadzenia rekrutacji przy udziale podmiotów podejmujących działania rekrutacyjne mogą one pełnić funkcję odrębnego administratora danych

(określenie celów i sposobu przetwarzania Twoich danych osobowych odrębnie od Spółki).

Przekazywanie danych osobowych do państw trzecich

Spółka będąca podmiotem powiązanym z HUTEN z siedzibą w Kyeonggi w Republice Korei oraz HUTEN Ltd. korzysta z usług informatycznych świadczonych przez ww. podmioty, w szczególności z infrastruktury technicznej

z siedzibą w Republice Korei. Podstawą przekazywania danych są tzw. standardowe klauzule umowne. Dane osobowe przekazywane są za pośrednictwem dzierżawionego łącza telekomunikacyjnego lub VPN, a Spółka stosuje techniczne

oraz środki organizacyjne niezbędne do zapewnienia, że podane dane osobowe nie zostaną utracone, skradzione, ujawnione, zmienione lub zniszczone.

Jeśli potrzebujesz szczegółowych informacji dotyczących przekazywania przez Spółkę Twoich danych osobowych do państw trzecich, w tym rodzaju zabezpieczenia, możesz skontaktować się ze Spółką pisemnie

(korespondencja przesyłana do siedziby Spółki) lub wysyłając wiadomość e-mail na adres: huten@hutengroup.com.

Jakie masz prawa w związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przez Spółkę?

W związku z przetwarzaniem danych osobowych, jako kandydatowi do pracy masz prawo do żądania:

1. dostępu do danych osobowych, w tym uzyskania od Spółki potwierdzenia, czy dane osobowe osoby ubiegającej się o pracę są przetwarzane, a jeśli tak, uzyskania dostępu i informacji o tych danych,

na zasadach określonych w art. 15 RODO;

2. sprostowania lub uzupełnienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych, zgodnie z zasadami określonymi w art. 16 RODO;

3. usunięcia danych, jeżeli Spółka utraciła podstawę prawną do ich przetwarzania lub dane osobowe przestały być niezbędne do celów przetwarzania, na zasadach określonych w art. 17 RODO;

4. ograniczenia przetwarzania danych na zasadach określonych w art. 18 RODO;

5. przenoszenia danych przekazanych na podstawie zgody, na zasadach określonych w art. 20 RODO.

6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w prawnie uzasadnionych celach Spółki, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby ubiegającej się o pracę, na zasadach określonych w art. 21 RODO.

Aby skorzystać z powyższych uprawnień należy skontaktować się ze Spółką pisemnie (korespondencja wysyłana na adres siedziby Spółki) lub wysyłając wiadomość e-mail na adres:

huten@hutengroup.com i poinformuj, z jakiego prawa i w jakim zakresie chcesz skorzystać.

Jednocześnie informujemy, że w przypadkach wskazanych w RODO Spółka może odmówić realizacji niektórych z ww. uprawnień, w szczególności jeżeli:

1. żądanie pochodzi od innej osoby niż osoba, której dane dotyczą, chyba że osoba ta jest należycie umocowanym przedstawicielem,

2. osoba składająca wniosek nie może być jednoznacznie zidentyfikowana,

3. przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego

Jeżeli uważasz, że Twoje dane osobowe są przetwarzane z naruszeniem obowiązujących przepisów prawa, możesz wnieść skargę do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z:

swoją siedzibę przy ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. Szczegółowe informacje dotyczące procedury reklamacyjnej znajdują się na stronie internetowej tego Urzędu, obecnie: https://uodo.gov.pl/pl/83/154. Zanim jednak złożysz formalną skargę

lub podjąć działania prawne, proponujemy skontaktować się z nami w celu wyjaśnienia wszelkich wątpliwości i/lub zastrzeżeń dotyczących przetwarzania Twoich danych osobowych. Gwarantujemy, że zajmiemy się sprawą z najwyższą starannością.

Dodatkowe informacje

Zastrzegamy sobie prawo do zmiany treści niniejszego dokumentu w każdym czasie, w szczególności gdy taka potrzeba wynika ze zmian powszechnie obowiązujących przepisów prawa, ich interpretacji, wniosków wynikających z orzeczeń sądowych

lub zmian organizacyjnych, proceduralnych i innych dotyczących Spółki.

 

Wyjaśnienia i informacje zawarte w niniejszym dokumencie są tylko ogólnymi i ogólnymi wyjaśnieniami, informacjami i przykładami. Nie powinieneś polegać na tym artykule jako poradach prawnych lub zaleceniach dotyczących tego, co powinieneś zrobić. Zalecamy zasięgnięcie porady prawnej, aby pomóc Ci zrozumieć i pomóc w tworzeniu Twoich Warunków.